Projektreviews

Projektreviews sind keine Erfindung agiler Vorgehensmodelle. Es gibt zahlreiche Spielarten von Projektreviews, die sich je nach Zeitpunkt, Teilnehmerkreis und Ziel unterscheiden. Beispiele sind die Projektrevision, das Projektaudit, die Projektrückschau oder das Post-Project Appraisal.

Allerdings wird ihr Einsatz in agile Vorgehensmodellen intensiviert: Agile Modelle schlagen nach jeder Iteration eine Retroperspektive vor. Diese ist zwar nicht so umfangreich, wie ein ausgewachsenes Projektreview, verfolgt aber den gleichen Zweck. Ziel ist immer aus den Erfahrungen der vergangenen Iteration bzw. des vergangenen Projektes zu lernen. Aus diesem Grund können die Techniken zur Durchführung beider Ansätze gut kombiniert werden.

Mögliche Inhalte des Reviews:

• Bewertung der erreichten Projektziele: Zielerreichungsgrad der Leistungsziele wird bewertet.
• Reflektion der Beziehungen zwischen den Projektmitgliedern: Dieser Schritt beinhaltet insbesondere die Bewertung der internen Kommunikation und der Kommunikation mit dem Auftraggeber.
• Sicherung von Schlüsselerfahrungen: Offene Diskussion von Stärken und Schwächen im Projekt: „Was lief gut – Wo haben wir Potenzial?“
• Betrachtung der neuen Werkzeuge und Methoden: Übernahme von Erfahrungen bei der Nutzung vorhandener Werkzeuge und die Diskussion über im Projekt entwickelte Werkzeuge und Methoden.
• Identifikation von Best Practices: Weitergabe von bewährten Vorgehensweisen an neue Projekte.

Einige der Bewertungen, wie der Zielerreichungsgrad der Projektziele, müssen gemeinsam mit dem Auftraggeber vorgenommen werden. Andere Punkte, z.B. die Identifikation von Best Practices, erfolgen intern. Aus diesem Grund empfiehlt es sich zwei Reviewtermine anzusetzen: Einen externen (evtl. unter Einbeziehung des Lenkungsausschusses) und einen internen mit dem Projektteam.

Ein ernsthaftes Review benötigt ausreichend Raum und Zeit. Es sollte nicht als letzter Termin am Freitagabend eingeplant werden. Versuchen Sie für alle Beteiligten eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Sorgen Sie für ein angenehmes Raumklima und ordentliches Catering. Wichtig ist auch, die Spielregeln für das Projektreview im Vorfeld abzustecken. Als Vorlage können z.B. die TZI-Regeln dienen:

• Sprich in der Ich-Form.
• Mach Deine Motivation für die anderen transparent.
• Möglichst nicht interpretieren.
• Keine Verallgemeinerung.
• Störungen haben Vorrang.
• Es redet immer nur einer.

Zur Eröffnung des Reviews sollte vom Moderator kurz beschrieben werden, welcher Zeitraum betrachtet wird und welche Ereignisse in diesen Zeitraum gefallen sind. Der dadurch entstandene Zeitstrahl kann durch das Projektteam vervollständigt werden. Im Folgenden geht es darum, die Potenziale für kommende Phasen bzw. Projekte herauszukitzeln. Fragen Sie nicht nach Fehlern! Besser ist es zu fragen "Welche Klippen haben wir erfolgreich umschifft?" oder "Was würden wir heute anders machen?". Der Zeitstrahl kann dann in die Zukunft weiterentwickelt werden.


Die Ergebnisse des Reviews müssen schriftlich dokumentiert und ausgewertet werden. Je nach Situation erfolgt die Auswertung im Team (Iterationsreview) oder durch den Projektleiter in Zusammenarbeit mit dem QMB (Projektreview). Die Ergebnisse werden zumindest dem Team zur Verfügung gestellt. Lessons Learned und Best Practices sollten der ganzen Organisation zur Verfügung gestellt werden, indem sie veröffentlicht oder in das Vorgehensmodell eingearbeitet werden.

Projektreviews sind sehr wichtig, denn durch sie können Erfahrungen offen ausgetauscht und Fehler in der Zukunft vermieden werden. Sie gehören ebenso zum Projektmanagement, wie auch zum Wissensmanagement und zur Qualitätssicherung. Voraussetzung ist die Schaffung einer offenen Fehlerkultur im Unternehmen.